Outlook with Copilot und die DSGVO: KI-Training, Speicherort und AVV

Trainiert nicht mit Ihren Daten.

Nein. Prompts, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Training der Basis-Sprachmodelle hinter Copilot verwendet.

Wortlaut des Anbieters: “Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs, including those used by Microsoft Copilot.”

Quelle: learn.microsoft.comHow does Microsoft Copilot use your proprietary organizational data?Geprüft am 19. Oktober 2026

EU-Kunden: gespeichert innerhalb der EU Data Boundary. Außerhalb der EU können Anfragen in den USA, in der EU oder in anderen Regionen verarbeitet werden. Bei EU-Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, kann Flex Routing die Inferenz bei Spitzenlast außerhalb der EU durchführen.

Wortlaut des Anbieters: “EU traffic stays within the EU Data Boundary while worldwide traffic can be sent to the EU and other countries or regions for LLM processing.”

Quelle: learn.microsoft.comMicrosoft Copilot and the EU Data BoundaryGeprüft am 19. Oktober 2026

EU-Hosting wählbar.

Ja: Copilot ist für EU-Kunden ein Dienst der EU Data Boundary (ohne zusätzliche Einstellung). Anthropic-Modelle, sofern der Admin sie erlaubt, sind von der Boundary ausgenommen. Advanced Data Residency und Multi-Geo ergänzen Zusagen auf Länderebene.

Wortlaut des Anbieters: “For EU customers, Microsoft Copilot is an EU Data Boundary service.”

Quelle: learn.microsoft.comMicrosoft Copilot and the EU Data BoundaryGeprüft am 19. Oktober 2026

AVV in den Bedingungen.

Ja. Die Datenverarbeitungsbedingungen für Microsoft Online Services sind im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum festgelegt, das beim Abschluss eines Abonnements zu den Product Terms gehört.

Wortlaut des Anbieters: “When you subscribe to a Product under the terms of the Product Terms site, the data processing and security terms are defined in Microsoft Online Services Data Protection Addendum (DPA).”

Quelle: microsoft.comMicrosoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA)Geprüft am 19. Oktober 2026

Nur nach Anmeldung.

Ja: Die Microsoft Online Services Subprocessor List ist veröffentlicht (herunterladbar über das Trust Center / Service Trust Portal); die Einträge sind als Text nicht zählbar. Anthropic und OpenAI sind als Unterauftragsverarbeiter für KI-Modelle in Copilot genannt.

Wortlaut des Anbieters: “The Microsoft Online Services Subprocessor List identifies subprocessors authorized to subprocess customer or personal data in Microsoft Online Services.”

Quelle: microsoft.comList of subprocessorsGeprüft am 19. Oktober 2026

Auf der Liste.

Aktiv (Microsoft Corporation; EU-US DPF, Swiss-US DPF, UK Extension)

Quelle: dataprivacyframework.govSearch 'Microsoft Corporation'Geprüft am 19. Oktober 2026

Copilot-Prompts und -Antworten werden zusammen mit den Microsoft-365-Daten der Organisation gespeichert; Admins legen die Speicherdauer in Microsoft Purview fest, und Nutzer können ihren Copilot-Verlauf löschen. Nach Ende eines Abonnements werden die Daten 90 Tage aufbewahrt und dann gelöscht.

Wortlaut des Anbieters: “Admins can also use Microsoft Purview to set retention policies for the data related to chat interactions with Copilot.”

Quelle: learn.microsoft.comRetention and deleting historyZweite Quelle: learn.microsoft.comGeprüft am 19. Oktober 2026

Die Copilot-Seite nennt die Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 42001 sowie die Einhaltung von DSGVO und HIPAA (4 Punkte, nur 2 davon sind Zertifikate); außerdem verweist sie auf ISO/IEC 27018. Prüfberichte gibt es im Service Trust Portal.

Wortlaut des Anbieters: “Microsoft Copilot provides broad compliance offerings and certifications, including GDPR, ISO 27001, HIPAA, and the ISO 42001 standard for AI management systems.”

Quelle: learn.microsoft.comMeeting regulatory compliance requirementsGeprüft am 19. Oktober 2026

Ja. Admins wählen, welche Agenten erlaubt sind und ob Modelle von Anthropic oder OpenAI genutzt werden, und das Abschalten vernetzter Erfahrungen, die Inhalte analysieren, entfernt Copilot-Funktionen in Outlook, Word, Excel und OneNote.

Wortlaut des Anbieters: “As an admin, you can decide whether to use these models to power your experiences”

Quelle: learn.microsoft.comThird-party models; privacy controls for connected experiencesGeprüft am 19. Oktober 2026

Siehe Details.

20,36 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (sich jährlich automatisch verlängerndes Abonnement), zzgl. MwSt. Enthält Copilot in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams.

Wortlaut des Anbieters: “Microsoft 365 Business Standard mit Copilot Leistungsstarke Apps auf allen Geräten – mit integriertem Copilot für mehr Kreativität, bessere Zusammenarbeit und höhere Effizienz 20,36 € Benutzer/Monat, jährliche Abrechnung”

Quelle: microsoft.comPreise für Microsoft Copilot / Business StandardGeprüft am 19. Oktober 2026