Workflow-Automatisierungspotenzial misst den Anteil aktueller Arbeitstätigkeiten, den KI-Agenten und Software ohne menschliche Ausführung übernehmen können. McKinseys Global Institute kam im November 2025 auf eine Obergrenze von 57 % der US-Arbeitsstunden – gegenüber rund 30 % im Jahr 2023. Die meisten Dienstleistungsunternehmen schöpfen 10–15 % dieses Potenzials aus. Die Lücke ist keine Technologielücke. Es ist eine Prozessdesign-Lücke.
Im November 2025 aktualisierte McKinseys Global Institute seine Automatisierungspotenzialschätzungen für die US-Wirtschaft. Die neue Zahl: 57 % der US-Arbeitsstunden sind mit aktuell bewährten Technologien automatisierbar. Diese Zahl beschreibt, was KI-Agenten, Softwareautomatisierung und Robotik heute leisten können – nicht in einer projizierten Zukunft.
Die meisten Dienstleistungsunternehmen arbeiten bei 10–15 % dieser Obergrenze. Die Lücke erklärt sich nicht durch fehlende Werkzeuge. Die Werkzeuge, die sie schließen könnten, sind kommerziell verfügbar. Die Lücke erklärt sich durch die Prozessarchitektur – die Art, wie Arbeit sequenziert und zugewiesen wird, bevor ein Werkzeug sie berührt.
Was die 57-%-Zahl tatsächlich misst
Der McKinsey Global Institute-Bericht vom November 2025 maß Tätigkeiten, nicht Stellen oder Rollen. Die Forscher bewerteten die Tätigkeiten, aus denen sich jeder Beruf zusammensetzt, und ermittelten, welchen Anteil davon aktuelle KI- und Automatisierungstechnologie übernehmen könnte. Die Obergrenze lag bei 57 % der US-Arbeitsstunden.[¹]
Diese Zahl verdoppelte sich fast gegenüber den rund 30 %, die McKinsey 2023 schätzte. Der Anstieg spiegelt zwei Jahre KI-Agenten-Deployment in kommerzieller Software wider – Werkzeuge, die jetzt sequentielle Aufgaben bewältigen, unstrukturierte Daten interpretieren und über verbundene Systeme ausführen können, ohne an jedem Schritt menschliche Leitung zu benötigen.
Die 57 % beschreiben kein einzelnes Unternehmen. Dienstleistungsunternehmen – Beratung, Recruiting, Marketing, Professional Services – liegen über diesem Durchschnitt. Dienstleistungsarbeit ist informationsdicht und auf Aufgabenebene repetitiv, auch wenn der Gesamtworkflow komplex erscheint.
McKinseys umfassendere Prognose: KI-gestützte Agenten und Roboter könnten bis 2030 jährlich 2,9 Billionen US-Dollar an wirtschaftlichem Mehrwert in den USA generieren – wenn Organisationen ihre Workflows um automatisierte Systeme herum neu gestalten.[¹]
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Heute automatisierbare US-Arbeitsstunden | 57 % | McKinsey Global Institute, Nov. 2025 |
| Automatisierungspotenzialschätzung 2023 | ca. 30 % | McKinsey, 2023 |
| Stellen mit hohem Automatisierungsrisiko bis 2030 | 40 % | McKinsey Global Institute, Nov. 2025 |
| Prognostizierter jährlicher US-Mehrwert durch KI-Agenten und Roboter bis 2030 | 2,9 Bio. US-Dollar | McKinsey Global Institute, Nov. 2025 |
| Organisationen, die Automatisierung über mehrere Geschäftsbereiche skaliert haben | weniger als 20 % | McKinsey, 2025 |
| Wöchentliche Stunden, die Manager für manuelle Datenaufgaben aufwenden | mehr als 8 Stunden | McKinsey, 2025 |
Welche Aufgaben das höchste Automatisierungspotenzial in einem Dienstleistungsunternehmen haben
Das Automatisierungspotenzial konzentriert sich auf fünf Aufgabenkategorien. Jede hat eine eigene Obergrenze, die davon abhängt, wie viel menschliches Urteilsvermögen die Aufgabe tatsächlich erfordert.
Datenerfassung und -eingabe hat die höchste Obergrenze – über 90 % in den meisten Dienstleistungskontexten. Daten aus einem System abrufen und in ein anderes eingeben, Aktivitätsdatensätze protokollieren, Kontaktfelder nach einem Anruf aktualisieren: Diese Aufgaben erfordern kein Urteilsvermögen. Ein KI-Agent erledigt sie schneller und mit weniger Fehlern als ein Mensch bei hohem Volumen.
Terminplanung und Koordination läuft bei den meisten Dienstleistungsunternehmen mit 80 % Automatisierungspotenzial. Ein Agent liest Kalenderverfügbarkeit, erkennt Konflikte, entwirft Koordinationsnachrichten und sendet Bestätigungen. Ausnahmefälle – geänderte Kundenpräferenzen, Doppelbuchungsauflösung, komplexe Zeitzonen-Abhängigkeiten – erfordern in etwa 20 % der Fälle menschliches Eingreifen.
Berichterstellung und -zusammenstellung läuft bei 75–80 % Automatisierungspotenzial. Ein wöchentlicher Kundenstatus-Bericht, der auf Projektmanagement-Software, Zeiterfassung und Kommunikationsprotokollen basiert, kann von einem Agenten zusammengestellt werden. Der verbleibende Teil – Anomalien interpretieren, die Erzählung gestalten, entscheiden, was eskaliert werden muss – verbleibt beim menschlichen Prüfer.
Kundenkommunikation – Status-Updates, Follow-up-Sequenzen, routinemäßige Anfrageantworten – läuft bei 60–70 % Automatisierungspotenzial. Der Agent erstellt Entwürfe aus dem Kontext; der Mensch prüft und genehmigt, bevor etwas gesendet wird.
Analyse, Urteilsvermögen und Strategie hat das niedrigste Automatisierungspotenzial – unter 15–20 % in den meisten Dienstleistungsunternehmen. Entscheiden, welchem Kunden eine niedrigere Priorität zu geben ist, den Subtext einer schwierigen E-Mail lesen, beurteilen, ob ein Kandidat wirklich geeignet ist: Diese Tätigkeiten sind mit aktueller Technologie nicht automatisierbar.
Warum die meisten Unternehmen bei 10–15 % des Potenzials bleiben
McKinseys Forschung ergab, dass weniger als 20 % der Unternehmen Automatisierung über mehrere Geschäftsbereiche skaliert haben – obwohl nahezu allen die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung stehen.[¹] Die Erklärung liegt in der Prozessarchitektur, nicht in der Werkzeugverfügbarkeit.
Automatisierungswerkzeuge werden zu Workflows hinzugefügt, die für menschliche Ausführung konzipiert wurden. Ein Recruiter, der bereits manuell Outreach betreibt, erhält einen KI-Assistenten, der E-Mails entwirft. Der Recruiter prüft, bearbeitet und sendet jede E-Mail weiterhin in derselben Sequenz. Das Werkzeug ändert sich. Der Prozess nicht. Der Gewinn beträgt typischerweise 3–5 Stunden pro Woche und Person – weil die Prozessstruktur nicht neu gestaltet, sondern nur unterstützt wurde.
Formstacks Forschung ergab, dass Teams im Durchschnitt 17 Stunden pro Woche einsparen, wenn Automatisierung Prozessschritte ersetzt statt Menschen bei denselben Schritten zu unterstützen.[²]
Automatisierung, die einem für Menschen konzipierten Prozess hinzugefügt wird, liefert 10–15 % der verfügbaren Obergrenze. Dieselben Werkzeuge, eingesetzt in einem für Agenten konzipierten Prozess, liefern 55–70 % der Obergrenze. Die Technologie ist identisch. Die Prozessarchitektur nicht.
McKinseys Befund, dass die meisten KI-Anwender im sogenannten „Pilot-Purgatorium" feststecken – weniger als ein Drittel hat über einen einzelnen Piloten hinaus skaliert – spiegelt dieses Muster direkt wider.
Was Workflow-Neugestaltung in einem Dienstleistungsunternehmen bedeutet
Workflow-Neugestaltung ist ein Prozessdokumentations- und -sequenzierungsprojekt. Die Technologie läuft gegen den resultierenden Prozess – sie ersetzt das Projekt nicht.
Für ein Recruiting-Unternehmen beginnt die Neugestaltung mit den Auslöseereignissen, die Arbeit initiieren. Eine neue Stellenanforderung trifft ein. Eine Kandidatenbewerbung wird empfangen. Ein Status-Update ist fällig. Von jedem Auslöser ausgehend wird jeder Schritt zum Ergebnis aufgelistet. Jeder Schritt erhält eine binäre Frage: Erfordert dieser menschliches Urteilsvermögen, oder erfordert er Informationsabruf, Formatierung und Übermittlung? Schritte der zweiten Kategorie gehen an den Agenten. Schritte der ersten verbleiben beim Recruiter.
Für ein Professional-Services-Unternehmen gilt die entsprechende Neugestaltung für die Kundenberichterstattung. Statt dass ein Berater jeden Freitagnachmittag einen Status-Bericht aus vier Systemen zusammenstellt, erfasst und formatiert der Agent die Daten während der Woche, erkennt offene Punkte und Anomalien und liefert einen Entwurf am Donnerstagabend. Der Berater prüft und fügt Urteilsvermögen in fünfzehn Minuten hinzu.
Die Obergrenze liegt bei 22 Stunden pro Person und Woche. Die meisten Unternehmen schöpfen weniger als vier davon aus.
Wie Sie Ihre Automatisierungsobergrenze berechnen
Die Obergrenze für ein bestimmtes Unternehmen ist berechenbar, indem man die tatsächlichen Workflows Schritt für Schritt durchgeht.
Beginnen Sie mit den drei bis fünf volumenstärksten, wiederholbarsten Workflows – typischerweise Kundenkommunikation, Datenerfassung und -eingabe, Terminplanung und Status-Reporting.
Jeden Schritt kartieren
Listen Sie jeden Schritt vom Auslöser bis zum Ergebnis auf. Eine Kunden-Follow-up-Sequenz kann acht Schritte haben: keine Antwort erkennen, Kontakt- und Deal-Daten abrufen, Nachricht entwerfen, Zeitpunkt wählen, Versuch protokollieren, zur Genehmigung einreichen, nach Genehmigung senden, Ergebnis erfassen und nächsten Schritt auslösen.
Jeden Schritt kennzeichnen
Kennzeichnen Sie jeden Schritt: menschliches Urteilsvermögen erforderlich oder Informationsabruf und -ausführung (Agent). Seien Sie präzise – „eine E-Mail entwerfen" kann beides sein, je nachdem ob Beziehungskontext oder nur Template-Ausfüllung erforderlich ist.
Stunden zählen
Schätzen Sie wöchentliche Stunden pro Schritt im Team. Multiplizieren Sie die Einzelinstanz-Zeit mit dem wöchentlichen Volumen. Dies ergibt die tatsächliche Stundenbelastung pro Schritt.
Agentenfähige Schritte summieren
Addieren Sie alle Stunden für als Informationsabruf und -ausführung gekennzeichnete Schritte. Diese Summe ist Ihre Automatisierungsobergrenze für diese Workflows.
Ein typisches Dienstleistungsunternehmen findet bei dieser Übung über seine drei volumenstärksten Workflows 12–20 Stunden pro Person und Woche in agentenfähigen Schritten. Das ist konsistent mit dem 17-Stunden-Benchmark von Formstack und McKinseys Schätzung, dass 60 % der Mitarbeitenden 30 % oder mehr ihrer Zeit einsparen könnten.[¹][²]
Für weiteren Kontext zur Priorisierung Ihrer ersten Implementierung, siehe Welche Workflows zuerst automatisieren und Was KI-Agenten-Implementierung für ein kleines Unternehmen wirklich kostet.
Häufig gestellte Fragen
Welcher Prozentsatz der Geschäftsaufgaben kann automatisiert werden? McKinseys Global Institute-Analyse vom November 2025 ergab, dass 57 % der US-Arbeitsstunden mit aktuell verfügbarer, bewährter Technologie automatisierbar sind – gegenüber rund 30 % im Jahr 2023. Für Dienstleistungsunternehmen liegen Terminplanung, Dateneingabe, Berichterstellung und routinemäßige Kundenkommunikation am höchsten, häufig über 70–80 % innerhalb dieser Tätigkeitskategorien.
Warum schöpfen die meisten Unternehmen nur einen kleinen Teil des Automatisierungspotenzials aus? Die meisten Unternehmen fügen Automatisierungswerkzeuge in Workflows ein, die für menschliche Ausführung konzipiert wurden. Das Hinzufügen eines Werkzeugs zu einem bestehenden Prozess liefert 10–15 % der Automatisierungsobergrenze. Organisationen, die 40–57 % des Potenzials ausschöpfen, haben ihre Workflows so umgestaltet, dass Agenten ganze Schritte übernehmen.
Wie berechne ich das Automatisierungspotenzial meiner Workflows? Kartieren Sie Ihre volumenstärksten, wiederholbaren Workflows Schritt für Schritt. Bestimmen Sie für jeden Schritt, ob er menschliches Urteilsvermögen oder Informationsabruf und -ausführung erfordert. Schritte der zweiten Kategorie sind agentenfähig. Zählen Sie die wöchentlichen Stunden für agentenfähige Schritte im Team.
Was ist der Unterschied zwischen dem Hinzufügen von Automatisierungswerkzeugen und der Neugestaltung für Automatisierung? Das Hinzufügen von Werkzeugen bedeutet, dass ein Mensch weiterhin dieselbe Schrittfolge ausführt, unterstützt vom Werkzeug an bestimmten Punkten. Einsparungen betragen typischerweise 3–5 Stunden pro Woche und Person. Die Neugestaltung bedeutet, dass Agenten ganze Schritte übernehmen und der Mensch nur an Urteilspunkten eingreift.
Quellen
- McKinsey Global Institute, „Agents, robots, and us: Skill partnerships in the age of AI," November 2025. https://www.mckinsey.com/mgi/our-research/agents-robots-and-us-skill-partnerships-in-the-age-of-ai
- Formstack, „Workflow Automation Statistics You Need to Know." https://www.formstack.com/blog/workflow-automation-statistics