Eine schlanke Agentur wollte Outbound-Sales, ohne den Gründer zum Vollzeit-Vertriebler zu machen. Wir bauten eine genehmigungsbasierte Pipeline, die Prospects recherchiert, maßgeschneiderte E-Mails entwirft, genehmigte Ansprache versendet und Follow-ups verfolgt. Das Ergebnis: 1.000 erreichte Prospects mit 4 % positiver Rücklaufquote.

1.000Erreichte Prospects
4%Positive Rücklaufquote

Die Herausforderung

Eine schlanke Professional-Services-Agentur betrieb Outbound manuell. Jeder Prospect bedeutete Recherche, eine personalisierte E-Mail, Versand und eine Follow-up-Erinnerung.

Das Team wusste, dass maßgeschneiderte Ansprache besser funktioniert als Vorlagen. Das Problem war die Zeit. Recherche und Schreiben verbrauchten Stunden, die für Kundenarbeit gedacht waren. Follow-ups hingen davon ab, dass jemand die Tabelle prüfte.

Vorher: manuelle Recherche, Erstellung und Nachverfolgung verteilt über Browser-Tabs und eine
Die Pipeline macht aus separaten manuellen Schritten einen genehmigungsbasierten Workflow.

Die Lösung

Wir bauten eine Agent-Pipeline für Zielgruppenbestimmung, Recherche, E-Mail-Entwurf, Versand und Follow-up-Tracking, mit einem menschlichen Prüfpunkt vor dem Start der Ansprache.

Zielgruppenbestimmung und Recherche. Der Agent bewertet Prospects nach Passung und Kaufsignalen. Wir vereinfachten das Modell auf drei Fragen: Hat dieser Prospect das Problem, hat er Budget und sucht er aktiv?

Prospects werden über API-basierte Suchen und direkte Recherche gewonnen. Jeder Lead wird geprüft, bevor er in die Pipeline kommt, damit veraltete Einträge früh herausfallen.

Erstellung und Versand. Genehmigte Prospects wandern in ein Google Sheet, das Datenbank und Oberfläche zugleich ist. Der Agent entwirft eine maßgeschneiderte E-Mail, verfolgt den Sendestatus und bereitet Follow-ups vor. Das Ziel ist Relevanz, nicht Vorlagenvolumen.

Vierstufige Pipeline: Recherche → Bewertung → Erstellung → Versand und Nachverfolgung — mit einem
Der Mensch genehmigt die Zielliste. Die Pipeline übernimmt die Ausführung.

Die Ergebnisse

Nach der Inbetriebnahme änderte sich Folgendes:

  • Der Mensch wechselte vom Machen zum Prüfen. Recherche, Lead-Import, E-Mail-Erstellung und Follow-up-Erstellung wanderten in die Pipeline. Das Team prüft Ziele, bestätigt den Ansatz und liest Antworten.
  • 1.000 Prospects erreicht ohne Vollzeit-Vertriebsmitarbeiter. Die Pipeline lief im Hintergrund parallel zur Kundenarbeit.
  • 4 % positive Rücklaufquote bei maßgeschneiderter Ansprache. Antworten kamen von Prospects, die das Team manuell nicht erreicht hätte. Ein Teil führte zu Gesprächen, die das Team als verfolgenswert einstufte.
  • Follow-ups fielen nicht mehr durchs Raster. Jeder Prospect hat Sendestatus und Follow-up-Auslöser in der Tabelle.