Für Kanzleien, Steuerberater und Arztpraxen in Deutschland: wann Mandanten- oder Patientendaten in ein KI-Werkzeug dürfen, was der Vertrag mit dem Anbieter enthalten muss und was eine Kanzlei einrichten sollte, bevor Mitarbeitende KI nutzen.
Das erfahren Sie
- Welche Berufe § 203 StGB erfasst und warum die Nutzung eines KI-Werkzeugs als Offenbarung gelten kann
- Was eine Verschwiegenheitsvereinbarung mit einem KI-Anbieter nach § 43e BRAO und § 62a StBerG enthalten muss
- Wann die Einwilligung des Mandanten nötig ist und warum das Entfernen von Namen oft nicht reicht
- Wie sich kostenlose Konten, Business-Konten und eigene KI für vertrauliche Arbeit unterscheiden
- Ob Mandanten informiert werden müssen und wer für falsche KI-Ergebnisse einsteht
- Was Ärzte und Praxen ergänzen müssen, und eine Kanzlei-Richtlinie in fünf Schritten
Das Berufsgeheimnis gilt für KI-Werkzeuge wie für jeden externen Dienst: Anwälte, Steuerberater, Ärzte und andere in § 203 StGB genannte Berufsträger dürfen einem KI-Anbieter Mandanten- oder Patientengeheimnisse nur so weit zugänglich machen, wie der Dienst es erfordert, und erst, wenn der Anbieter in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet ist oder der Mandant eingewilligt hat. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO deckt das nicht ab. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) haben Hinweise veröffentlicht, Letztere aktualisiert im Januar 2026, und beide sagen in der Praxis dasselbe: keine mandatsbezogenen Daten in ein KI-Werkzeug ohne Verschwiegenheitsvereinbarung oder Einwilligung, und das Entfernen von Namen reicht oft nicht. Dieser Leitfaden zeigt die drei rechtlichen Ebenen, was der Vertrag enthalten muss, wann eine Einwilligung nötig ist, wie Sie anonymisieren und was Sie einrichten sollten.
KI-Werkzeuge können Schreiben entwerfen, Akten zusammenfassen und Dokumente prüfen, in Minuten. Für Kanzleien, Steuerberater und Arztpraxen ist nicht die Frage, was das Werkzeug kann. Die Frage ist, wer sehen darf, was eingegeben wird.
Das deutsche Recht antwortet darauf mit drei Ebenen: dem Strafgesetzbuch, dem Berufsrecht jedes Berufs und der DSGVO. Dieser Leitfaden geht sie der Reihe nach durch und endet mit dem, was eine Kanzlei einrichten sollte, bevor Mitarbeitende ein KI-Werkzeug mit einer Mandantenakte öffnen.
Wer ist beim Einsatz von KI an das Berufsgeheimnis gebunden?
Alle in § 203 des Strafgesetzbuchs (StGB) Genannten, darunter Ärzte, Zahnärzte, Apotheker, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, machen sich strafbar, wenn sie ein Mandanten- oder Patientengeheimnis unbefugt offenbaren, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.[1] § 203 erlaubt zugleich die Offenbarung gegenüber externen Dienstleistern, aber nur so weit, wie deren Dienst es erfordert.[1]
Diese Regel macht Cloud-Software, IT-Betreuung und KI-Werkzeuge für diese Berufe überhaupt erst nutzbar. § 203 lässt die Offenbarung gegenüber „sonstigen mitwirkenden Personen“ zu, „soweit dies … erforderlich ist“.[1]
Die Regel bringt eine Pflicht mit sich. Der Berufsträger macht sich strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass die mitwirkende Person „zur Geheimhaltung verpflichtet wurde“.[1] Ein KI-Anbieter ist eine solche mitwirkende Person. Wurde er nie zur Verschwiegenheit verpflichtet, kann die Weitergabe von Mandantengeheimnissen eine Straftat des Berufsträgers sein, nicht nur ein Verstoß gegen die Bedingungen des Anbieters.
Jeder Beruf hat dazu sein eigenes Gesetz mit den Einzelheiten. Für Anwälte ist es § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), für Steuerberater § 62a des Steuerberatungsgesetzes (StBerG).[2][3] Beide folgen demselben Muster, das die nächsten Abschnitte zeigen.
Gilt die Eingabe von Mandantendaten in ChatGPT als Offenbarung?
Die Eingabe von Mandantendaten in ein KI-Werkzeug kann als Offenbarung gelten. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hielt in ihren Hinweisen vom Dezember 2024 fest, dass es für den Zugang zu Mandatsgeheimnissen nicht darauf ankommt, ob KI-Anbieter tatsächlich Kenntnis nehmen: Ausreichend ist wie bei der Offenbarung in § 203, dass sie die Möglichkeit dazu haben.[4] Wer die Fakten eines Mandanten eingibt, gibt dem Anbieter diese Möglichkeit.
Diesen Punkt übersehen viele Kanzleien. Das Risiko ist nicht, dass beim Anbieter jemand Anfragen liest. Es besteht darin, dass die Daten auf den Systemen des Anbieters liegen, wo er auf sie zugreifen könnte. Das allein bringt § 203 und das Berufsrecht ins Spiel.
Der Anbieter muss die Akte Ihres Mandanten nicht lesen. Nach § 203 StGB reicht schon die Möglichkeit dazu.
Die BRAK gibt auch eine praktische Einschätzung zur Erforderlichkeit. Bei Sprachmodellen wie ChatGPT ist die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich, weil die Nutzung auch ohne diese Daten möglich ist, und eine Weitergabe wäre mit unkalkulierbaren Risiken für die Mandanten verbunden.[4] Ihr Rat: nur abstrakte Anfragen stellen, die keine Rückschlüsse auf ein bestimmtes Mandat zulassen, und Dokumente, die hochgeladen werden müssen, vorher vollständig anonymisieren.[4]
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) sagt dasselbe in ihren FAQ vom 27. Januar 2026: In ChatGPT und vergleichbare Anwendungen dürfen keine Angaben eingegeben werden, die auf den Mandanten oder das Mandat schließen lassen, weil kostenlose Versionen die Eingaben oft für das Training weiterverwenden.[5]
Was muss der Vertrag mit einem KI-Anbieter enthalten?
Nach § 43e BRAO und § 62a StBerG darf ein Anwalt oder Steuerberater einem KI-Anbieter Zugang zu Mandantengeheimnissen nur mit einem Vertrag in Textform gewähren, der den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet, ihn über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehrt, seinen Zugang auf das Erforderliche beschränkt und regelt, ob er Unterauftragnehmer einsetzen darf.[2][3] Der Anbieter ist sorgfältig auszuwählen, und die Zusammenarbeit ist unverzüglich zu beenden, wenn die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.[2][3]
| Was der Vertrag enthalten muss | Grundlage |
|---|---|
| Textform (ein unterzeichnetes Dokument oder eine textliche Vereinbarung, keine bloß angeklickte Richtlinie) | § 43e Abs. 3 BRAO, § 62a Abs. 3 StBerG[2][3] |
| Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen | § 43e Abs. 3 BRAO, § 62a Abs. 3 StBerG[2][3] |
| Zugang nur so weit, wie der Vertrag es erfordert | § 43e Abs. 3 BRAO, § 62a Abs. 3 StBerG[2][3] |
| Ob Unterauftragnehmer eingesetzt werden dürfen, und dass auch diese in Textform verpflichtet werden | § 43e Abs. 3 BRAO, § 62a Abs. 3 StBerG[2][3] |
Die DSGVO gilt zusätzlich. § 43e Abs. 8 BRAO stellt klar, dass das Datenschutzrecht daneben einzuhalten ist, und die BRAK verweist ausdrücklich darauf.[4] In der Praxis braucht eine Kanzlei vom Anbieter also zwei Dokumente: einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und eine Verschwiegenheitsverpflichtung, die § 43e oder § 62a genügt.[6]
Große KI-Anbieter verhandeln mit kleinen Kanzleien selten einzelne Verträge. Fragen Sie schriftlich, ob der Anbieter eine Verschwiegenheitsverpflichtung für deutsche Berufsgeheimnisträger anbietet, die diesen Anforderungen genügt, und legen Sie die Antwort zu Ihren Unterlagen. Die BStBK weist darauf hin, dass ein solcher Vertragsschluss mit einem Provider, sofern diese Möglichkeit überhaupt besteht, im Einzelfall kompliziert und zeitaufwändig sein kann.[5]
Was gilt für KI-Anbieter außerhalb der EU?
Bei Anbietern, die ihre Dienstleistung im Ausland erbringen, muss der dortige Geheimnisschutz dem Schutz im Inland vergleichbar sein, nach § 43e Abs. 4 BRAO und § 62a Abs. 4 StBerG.[2][3] Die BRAK hielt im Dezember 2024 fest, dass KI-Anbieter häufig in den USA ansässig sind und nicht abschließend geklärt ist, ob für diesen Maßstab auf das Datenschutzniveau abgestellt werden kann. Sie empfiehlt, soweit möglich Anbieter mit Serverstandorten in Deutschland oder Europa zu bevorzugen.[4]
Die BStBK formuliert es für Steuerberater ebenso: Bei Anbietern, die ihre Dienstleistung im Ausland erbringen, muss ein dem in Deutschland bzw. der EU vergleichbares Schutzniveau sichergestellt werden.[5] In Ländern ohne vergleichbares Datenschutzniveau verpflichtet § 43e Abs. 4 BRAO laut BRAK zu besonderen Schutzmaßnahmen.[4]
Für eine Kanzlei folgt daraus eine kurze Liste von Fragen vor der Anmeldung:
- Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert, und lässt sich das auf die EU beschränken?
- Wer beim Anbieter und welche Unterauftragnehmer können darauf zugreifen?
- Werden Eingaben zum Training von Modellen genutzt, und lässt sich das vertraglich ausschließen?
Unsere Beiträge zu Microsoft Copilot und DSGVO und dazu, welche KI-Anbieter mit Ihren Daten trainieren, beantworten diese Fragen für die gängigsten Werkzeuge.
Wann brauchen Sie die Einwilligung des Mandanten?
Sie brauchen die Einwilligung des Mandanten, wenn der KI-Dienst unmittelbar einem bestimmten Mandat dient und nicht zu den allgemeinen Arbeitsmitteln der Kanzlei gehört, nach § 43e Abs. 5 BRAO und § 62a Abs. 5 StBerG.[2][3] Die Bundessteuerberaterkammer schrieb im Januar 2026, es sei „nicht zweifelsfrei zu beantworten“, ob die Nutzung von ChatGPT für ein einzelnes Mandat unter diese Regel fällt, und rät, vor der Eingabe sensibler Mandantendaten eine Einwilligung einzuholen oder zu anonymisieren.[5]
Die Unterscheidung verläuft zwischen Infrastruktur und mandatsbezogener Hilfe. E-Mail-Hosting, Dokumentenverwaltung und ein kanzleiweiter KI-Assistent gehören zur allgemeinen Ausstattung. Ein externer Sachverständiger, ein Übersetzer oder ein Werkzeug, das für die Sache eines Mandanten eingesetzt wird, dient diesem Mandat unmittelbar. Das Gesetz wurde mit der zweiten Gruppe im Blick geschrieben, und die BStBK weist darauf hin, dass KI für eine einzelne Akte dazugehören kann oder auch nicht.[5]
Eine Einwilligung löst die Unsicherheit, aber nur, wenn sie echt ist. Der Mandant sollte wissen, welcher Anbieter welche Daten wozu sieht und wo sie verarbeitet werden. Eine Zeile tief in allgemeinen Mandatsbedingungen ist schwächer als eine konkrete Vereinbarung für einen konkreten Einsatz.
Ohne Einwilligung gilt der Weg über § 62a wie bei jedem Cloud-Dienst: Der Anbieter muss zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, bevor er von den Daten Kenntnis erlangt.[5]
Reicht es, Namen zu entfernen?
Oft nicht. Die Hinweise der BRAK vom Dezember 2024 sagen, dass es regelmäßig nicht reicht, Namen und Anschriften von Mandanten zu entfernen, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können.[4] Die Bundessteuerberaterkammer ergänzt, dass bei hochgeladenen Dokumenten auf jeder Seite geprüft werden muss, ob noch Name, Adresse, Steuernummer oder andere personen- oder mandatsbezogene Daten erkennbar sind.[5]
Der Kontext identifiziert Menschen öfter, als Kanzleien erwarten. Ein Streit um ein bestimmtes Grundstück in einer genannten Kleinstadt, ein ungewöhnlicher Umsatz eines Unternehmens, eine seltene Krankengeschichte, ein Gerichtstermin: Jedes davon kann auch ohne Namen auf eine Person verweisen.
Eine praktikable Anonymisierung hat drei Schritte:
- Das Offensichtliche entfernen. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Steuer- und Aktenzeichen, Kontonummern.
- Das Konkrete verallgemeinern. „Ein mittelständischer Händler in Bayern“ statt des Unternehmens; „eine Immobilie im Wert von rund 1 Million Euro“ statt Adresse und Preis.
- Mit fremden Augen lesen. Könnte jemand, der den örtlichen Markt oder den Fall kennt, erkennen, um wen es geht? Wenn ja, weiter verallgemeinern oder das Werkzeug nicht nutzen.
Wo eine Aufgabe ohne identifizierende Daten nicht zu erledigen ist, etwa die Prüfung des tatsächlichen Vertrags eines Mandanten, hilft Anonymisieren nicht. Dann braucht es einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Anbieter oder die Einwilligung des Mandanten.
Kostenloses Konto, Business-Konto oder eigene KI?
Bei vertraulicher Arbeit entscheidet die Kontoart über den größten Teil des Risikos. Die Bundessteuerberaterkammer schrieb im Januar 2026, dass kostenlose Versionen Eingaben oft für das Training verwenden, während bei Business-Konten vereinbart werden kann, dass sie nicht dafür genutzt werden.[5] Keines von beiden ersetzt die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO oder § 62a StBerG.[2][3]
| Option | Training mit Eingaben | Verschwiegenheitsverpflichtung | Geeignet für Mandantengeheimnisse |
|---|---|---|---|
| Kostenloses Verbraucherkonto | Oft für Training genutzt[5] | Keine | Nein: nur abstrakte, anonymisierte Anfragen |
| Business- oder Team-Konto | Vertraglich ausschließbar[5] | Nur wenn der Anbieter eine in Textform unterzeichnet | Nur mit Verschwiegenheitsverpflichtung oder Einwilligung |
| Eigene KI auf Infrastruktur Ihrer Wahl | Unter Ihrer Kontrolle | Teil des Bauvertrags | Ja, wenn Vertrag und Hosting § 43e oder § 62a genügen |
Business-Konten sind der übliche Ausgangspunkt. Unser Beitrag zu ChatGPT und DSGVO zeigt, welche ChatGPT-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag kommen und was sie mit Ihren Daten tun.
Ein individueller Agent ist der Weg, wenn die KI täglich mit echten Mandantenakten arbeiten muss. Er kann in der Region Ihrer Wahl laufen, nur die Ordner lesen, die eine Aufgabe braucht, und von Anfang an im Bauvertrag zur Verschwiegenheit verpflichtet sein.
Müssen Sie Mandanten sagen, dass Sie KI nutzen?
Anwälte haben nach den Hinweisen der BRAK vom Dezember 2024 keine allgemeine Pflicht dazu: Weder BRAO noch BORA verpflichten grundsätzlich, Mandanten über den KI-Einsatz zu informieren.[4] Die Einwilligungsregeln für mandatsbezogene Dienste in § 43e Abs. 5 BRAO und § 62a Abs. 5 StBerG können die Zustimmung des Mandanten trotzdem verlangen, wenn seine Daten an einen KI-Anbieter gehen.[2][3]
Die Verantwortung für das Ergebnis geht nicht auf das Werkzeug über. Die BRAK verlangt eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse durch den Anwalt.[4] Die BStBK sagt, Entscheidungen und die Verantwortung für die Ergebnisse bleiben stets in menschlicher Verantwortung, und warnt, dass KI-Anwendungen „halluzinieren“ und etwa nicht existierende Quellen und Vorschriften zitieren können.[5]
Viele Kanzleien entscheiden sich trotzdem für Offenheit. Eine kurze Zeile in der Mandatsvereinbarung dazu, welche Werkzeuge wofür und mit welchen Schutzmaßnahmen eingesetzt werden, beantwortet die Frage, bevor ein Mandant sie stellt.
Was gilt für Ärzte und Arztpraxen?
Ärzte, Zahnärzte und Apotheker sind an § 203 StGB genauso gebunden wie Anwälte und Steuerberater: Ein KI-Anbieter darf Patientengeheimnisse nur so weit sehen, wie der Dienst es erfordert, und erst, wenn er zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.[1] Patientendaten sind zudem Gesundheitsdaten, eine besondere Kategorie nach Artikel 9 DSGVO mit strengeren Bedingungen für die Verarbeitung.[6]
Daraus folgen die praktischen Regeln. Klinische Angaben gehören nicht in ein allgemeines KI-Werkzeug. Ein Anbieter, der Patientendaten verarbeitet, braucht sowohl einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO als auch eine Verschwiegenheitsverpflichtung.[6][1] Alles, was Patienten direkt antwortet, etwa ein Telefonassistent, sollte bei Terminen und Praxisinformationen bleiben.
Unser Beitrag zur DSGVO für KI-Agenten behandelt die weiteren Datenschutzpflichten.
Was sollte eine Kanzlei einrichten, bevor Mitarbeitende KI nutzen?
Eine Kanzlei braucht eine schriftliche KI-Richtlinie, bevor jemand KI für Mandatsarbeit nutzt: welche Werkzeuge freigegeben sind, was eingegeben werden darf und wer die Ergebnisse prüft. Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt in ihren FAQ vom Januar 2026, festzulegen, welche Daten genutzt werden dürfen, etwa nur anonymisierte Mandantendaten, und welche Anwendungen genehmigt sind.[5] Diese fünf Schritte machen aus den Regeln oben eine Routine.
Werkzeuge freigeben
Verträge abschließen
Datenregel festlegen
Über Einwilligungen entscheiden
Prüfen und schulen
Die einseitige Checkliste enthält den Vertragsinhalt, die Einwilligungsregel, die Anonymisierungsprüfung und diese fünf Schritte: Checkliste Berufsgeheimnis und KI herunterladen (PDF).
Häufig gestellte Fragen
Darf ein Anwalt ChatGPT mit Mandantendaten nutzen? Nur unter strengen Voraussetzungen. § 43e BRAO erlaubt einem Anwalt, einem Dienstleister Zugang zu Mandantengeheimnissen nur so weit zu gewähren, wie die Dienstleistung es erfordert, mit einem Vertrag in Textform, der den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Hinweise der BRAK vom Dezember 2024 sagen, dass die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen an Werkzeuge wie ChatGPT nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich ist, und empfehlen abstrakte Anfragen und vollständig anonymisierte Dokumente.
Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag für das Berufsgeheimnis? Nein. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO deckt den Datenschutz ab. Das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB ist eine eigene Pflicht: Der Anbieter muss zusätzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, wie § 43e BRAO und § 62a StBerG es verlangen. § 43e Abs. 8 BRAO stellt zudem klar, dass das Datenschutzrecht daneben gilt.
Brauchen Steuerberater eine Einwilligung des Mandanten für KI? Nicht immer, in der Praxis aber oft. Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer vom Januar 2026 sagen, dass ohne Einwilligung keine mandatsbezogenen Daten in öffentlich zugängliche KI eingegeben werden dürfen, sofern § 62a StBerG nicht erfüllt ist, und dass offen ist, ob die Nutzung von ChatGPT für ein einzelnes Mandat nach § 62a Abs. 5 einwilligungspflichtig ist. Ihr Rat: vor der Eingabe sensibler Mandantendaten einwilligen lassen oder anonymisieren.
Muss ich Mandanten sagen, dass ich KI nutze? Nach dem Berufsrecht der Anwälte grundsätzlich nicht. Die Hinweise der BRAK vom Dezember 2024 sagen, dass weder BRAO noch BORA eine allgemeine Pflicht vorsehen, Mandanten über den KI-Einsatz zu informieren. Wenn Mandantendaten für ein bestimmtes Mandat an einen KI-Anbieter gehen, können die Einwilligungsregeln in § 43e Abs. 5 BRAO oder § 62a Abs. 5 StBerG die Zustimmung des Mandanten trotzdem verlangen.
Quellen
- Strafgesetzbuch (StGB), § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen, abgerufen am 15. Oktober 2026.
- Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), § 43e Inanspruchnahme von Dienstleistungen, abgerufen am 15. Oktober 2026.
- Steuerberatungsgesetz (StBerG), § 62a Inanspruchnahme von Dienstleistungen, abgerufen am 15. Oktober 2026.
- Bundesrechtsanwaltskammer, Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), Dezember 2024, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die Verschwiegenheit beim KI-Einsatz, den Maßstab der Zugriffsmöglichkeit, die Erforderlichkeit, die Anonymisierung, Anbieter im Ausland, die zusätzliche Geltung der DSGVO, die Information der Mandanten und die Endkontrolle der Ergebnisse.
- Bundessteuerberaterkammer, FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand, 27. Januar 2026 (Rechtsstand Juli 2025), abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für mandatsbezogene Eingaben, Training bei kostenlosen und Business-Konten, den Weg über § 62a, Anbieter im Ausland, die offene Frage zu § 62a Abs. 5, die Anonymisierung, die menschliche Verantwortung und Kanzlei-Richtlinien.
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 9 und 28, abgerufen am 15. Oktober 2026.
