KI-Telefonassistent: Kosten, Grenzen und Pflichten

Ein KI-Telefonassistent nimmt Ihre Anrufe mit natürlicher Stimme an, und die Minuten sind günstig: Deutsche Anbieter verlangten im Oktober 2026 rund 0,08 bis 0,15 € pro Minute, bei IONOS gab es alle Anrufe für pauschal 99 € im Monat. Entschieden wird aber nicht über die Preisliste. McDonald's schaltete 2024 die KI-Bestellannahme in mehr als 100 Restaurants ab, bei einer gemeldeten Genauigkeit im niedrigen bis mittleren 80-Prozent-Bereich, und der AI Act verlangt inzwischen, dass Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Dieser Leitfaden zeigt die Preise, wie Sie Ihre eigenen Monatskosten ermitteln, an welchen Anrufen diese Assistenten scheitern, was Arztpraxen, Handwerksbetriebe und Hausverwaltungen einrichten müssen, was der erste Satz des Gesprächs sagen muss, und einen Test vor dem ersten Kundenanruf.

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe auf Ihrer Geschäftsnummer mit natürlicher Stimme an. Er hört zu, erkennt das Anliegen und beantwortet dann eine Frage, nimmt eine Nachricht auf, bucht einen Termin oder verbindet mit einer Person. Anbieter nennen das auch KI-Rezeption oder Voice Agent.

Die Minuten sind günstig. Die Anrufe, die er falsch bearbeitet, sind es nicht. Dieser Leitfaden zeigt die Preise, die deutsche Anbieter veröffentlichen, wie Sie Ihre eigene Monatsrechnung ermitteln, wo diese Assistenten scheitern, wie Praxen, Handwerksbetriebe und Hausverwaltungen einen einrichten sollten, was das Gesetz von der Begrüßung verlangt und einen Test, bevor ein Kunde ihn hört.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Stand Oktober 2026 kostet ein KI-Telefonassistent im deutschen Abo rund 0,08 bis 0,15 € pro Minute und auf einer Plattform zum Selbstbauen ab etwa 0,07 US-Dollar pro Minute, bevor jemand ihn gebaut hat. Der deutsche Dienst fonio verlangte 99 € im Monat, zuzüglich Umsatzsteuer und jährlich abgerechnet, für 1.000 Minuten.^[1] IONOS rechnet stattdessen pro Anruf ab: 39 € im Monat inklusive Umsatzsteuer für 30 Anrufe oder 99 € für alle Anrufe.^[2]

Die Preise folgen vier Modellen. Ein Abo-Dienst verkauft einen fertigen Assistenten mit einem monatlichen Minutenpaket. Manche Anbieter bündeln Anrufe statt Minuten. Eine Plattform zum Selbstbauen berechnet jeden Teil des Anrufs pro Minute, und jemand muss den Assistenten darauf bauen. Microsoft rechnet Sprache in seiner eigenen Währung ab, den Copilot Credits.

Die Minutenpreise der Plattformen addieren ihre veröffentlichten Bestandteile. Am stärksten schwankt das KI-Modell: Retells Liste reichte von Bruchteilen eines Cents bis 0,32 US-Dollar pro Minute, je nachdem, welches Modell antwortet.^[5] Ein günstigeres Modell antwortet schneller und kostet weniger, bewältigt aber ungewöhnliche Anliegen schlechter.

Achten Sie beim Vergleich auf die Steuer. fonio nennt Preise ohne Umsatzsteuer, IONOS mit, also sind die 99 € von fonio mit 19 % Umsatzsteuer 117,81 €.^[1][2] Die Preisseite von Placetel sagt dazu nichts, fragen Sie also vor dem Abschluss nach.^[3]

Auch Kleinigkeiten summieren sich. Retell berechnet 2 US-Dollar im Monat pro Telefonnummer und enthält 20 gleichzeitige Anrufe, jeder weitere kostet 8 US-Dollar im Monat.^[5] Placetel berechnet zusätzlich 0,025 € pro Minute, wenn der Assistent an eine interne Durchwahl weiterleitet, und 0,05 € pro Minute an eine externe Nummer.^[3]

Wie berechnen Sie die Monatskosten für Ihre Anrufe?

Multiplizieren Sie Ihre Anrufe pro Monat mit ihrer durchschnittlichen Dauer und dem Preis pro Minute oder pro Anruf, und rechnen Sie Einrichtung und die Zeit für das Prüfen von Anrufen hinzu. Angenommen, ein Betrieb hat 400 Anrufe im Monat mit durchschnittlich zweieinhalb Minuten. Das sind 1.000 Minuten, genau das Solo-Paket von fonio für 99 € oder der 99-€-Tarif von IONOS für alle Anrufe.^[1][2]

Dieselben 400 Anrufe kosten je nach Modell unterschiedlich viel:

Abrechnung pro Anruf und pro Minute belohnen unterschiedliche Betriebe. Eine Praxis, deren Anrufe eine Minute dauern, zahlt bei Minutenpreisen weniger. Ein Handwerksbetrieb, dessen Kunden fünf Minuten lang einen Wasserschaden schildern, zahlt pro Anruf weniger. Ermitteln Sie Ihre durchschnittliche Gesprächsdauer, bevor Sie ein Preismodell wählen, nicht danach.

Zwei Zahlen, die Sie bereits haben, bestimmen den größten Teil der Rechnung: Anrufe pro Monat und durchschnittliche Minuten pro Anruf. Das Anrufprotokoll Ihres Telefonanbieters zeigt beide. Zählen Sie nur die Anrufe, die der Assistent übernehmen würde. Anrufe, die direkt an eine bestimmte Person gehen, bleiben bei dieser Person.

Vier Kosten liegen außerhalb der Minuten:

• Einrichtung. Festlegen, was der Assistent sagen darf, den Kalender anbinden, eine Begrüßung aufnehmen. Im Abo sind das Stunden. Auf einer Plattform ist es ein Projekt. Unser Leitfaden dazu, was die Implementierung eines KI-Agenten in Europa kostet, behandelt diese Seite.
• Prüfen. Jemand hört jede Woche eine Stichprobe von Anrufen an, zumindest in den ersten Monaten.
• Mehrverbrauch. Minuten oder Anrufe über dem Paket kosten mehr. fonio berechnet 0,15 € je Zusatzminute gegenüber rund 0,10 € im Paket.^[1]
• Falsche Anrufe. Eine verpasste Buchung oder eine falsche Antwort kostet mehr als die Minute, die sie gedauert hat. Darum geht es in den nächsten Abschnitten.

Was kann ein KI-Telefonassistent am Telefon übernehmen?

Ein KI-Telefonassistent übernimmt Anrufe, die einem bekannten Muster folgen: eine Frage beantworten, die Ihre Unterlagen beantworten, eine Nachricht aufnehmen, einen Termin buchen oder verschieben und den Anrufer mit der richtigen Person verbinden. fonio nennt zum Beispiel Kalenderbuchung, Live-Weiterleitung an Mitarbeitende und Anrufaufzeichnung mit automatischer Löschung.^[1] IONOS schickt nach jedem Anruf eine Zusammenfassung per E-Mail mit Name, Rückrufnummer und Anliegen.^[2]

Jede dieser Aufgaben braucht vorher etwas von Ihnen:

• Fragen beantworten braucht eine schriftliche Liste dessen, was der Assistent sagen darf: Öffnungszeiten, veröffentlichte Preise, Anfahrt, was Sie anbieten und was nicht. Er antwortet aus dieser Liste, nicht aus Vermutungen über Ihr Unternehmen.
• Nachrichten aufnehmen braucht einen Ort, an dem die Nachricht ankommt, und eine Person, die sie am selben Tag liest.
• Buchen braucht Zugriff auf den Kalender und Regeln, welche Termine er anbieten darf. Der größte Tarif von IONOS verbindet sich mit Google Kalender, Outlook, Cal.com und Calendly.^[2] Eine Buchung ist das Erste, was der Assistent in Ihren Systemen tut statt nur im Gespräch.
• Weiterleiten braucht eine Person, an die weitergeleitet wird, zu den Zeiten, in denen Anrufer anrufen.

Die schriftliche Liste muss nicht lang sein, aber genau. Für einen Friseursalon könnte sie so aussehen:

• Öffnungszeiten: Dienstag bis Samstag, 9 bis 18 Uhr; Sonntag und Montag geschlossen.
• Leistungen und veröffentlichte Preise: die Preisliste von der Website, Wort für Wort.
• Buchungsregeln: Färben braucht zwei Stunden; Neukunden nur werktags.
• Niemals: Rabatte, Beschwerden, alles zu allergischen Reaktionen. Das geht an eine Person.

Die Zeile „Niemals“ ist die wichtigste. Sie sagt dem Assistenten, wo seine Aufgabe endet.

Anrufe außerhalb eines Musters sind der Ausgangspunkt des nächsten Abschnitts: Beschwerden, Notfälle, ein Anrufer, der verhandeln will, ein Lieferant mit einer Frage, die niemand aufgeschrieben hat.

Wo scheitert ein KI-Telefonassistent?

KI-Sprachsysteme scheitern an Genauigkeit, Timing und Anrufen, die niemand eingeplant hat. McDonald's beendete seinen Test der KI-Bestellannahme mit IBM in mehr als 100 US-Restaurants bis zum 26. Juli 2024, nachdem ein Analyst eine Genauigkeit „in the low-to-mid 80% range“ und hohe Betriebskosten gemeldet hatte.^[10] Ein Drive-in ist keine Telefonleitung, aber der größte öffentliche Test einer KI, die gesprochene Anliegen annimmt.

Dass ungefähr jede sechste Bestellung falsch war, reichte McDonald's, um das System abzuschalten. Derselbe Analyst sagte, die Technik müsse mindestens 95 % genau sein.^[10] McDonald's erklärte dennoch, Sprachbestellung werde Teil der Zukunft seiner Restaurants sein.^[10] Die Lehre ist nicht, dass Sprach-KI nicht funktioniert. Die Lehre ist, dass ein Unternehmen mit Publikumsverkehr jede falsche Bestellung bemerkt hat.

Am Telefon zählen vier Fehlerstellen:

Die ersten beiden hängen vom Produkt und der Leitungsqualität ab. Testen Sie sie mit den Namen Ihrer eigenen Anrufer und den Straßennamen Ihrer Gegend. Die letzten beiden hängen von Ihnen ab. Schreiben Sie auf, was der Assistent übernehmen darf, und machen Sie „Ich verbinde Sie“ zur Antwort auf alles andere.

Geschwindigkeit ist eine Anbieteraussage, bis Sie sie hören. Retell wirbt mit einer Antwortzeit von rund 600 Millisekunden.^[5] Ob das auf einer deutschen Mobilfunkleitung mit einer lauten Werkstatt im Hintergrund hält, zeigt nur ein Testanruf.

Wie übergibt ein KI-Telefonassistent einen Anruf an eine Person?

Eine gute Übergabe bringt den Anrufer zu einer Person oder eine Person noch am selben Tag zurück zum Anrufer, ohne dass er sich wiederholen muss. Der Assistent von IONOS übermittelt beim Weiterleiten die ursprüngliche Nummer des Anrufers, und die Tarife enthalten je nach Stufe eine, fünf oder unbegrenzt viele Weiterleitungsziele.^[2] Die Übergabe ist der Teil der Einrichtung, den Sie selbst gestalten.

Drei Wege decken die meisten Anrufe ab:

• Live-Weiterleitung, wenn jemand frei ist. Wer abnimmt, sollte sehen, wer anruft und warum. Eine Weiterleitung, die als unbekannte Nummer ohne Kontext ankommt, ist ein Kaltanruf bei Ihren eigenen Leuten.
• Rückrufliste, wenn niemand frei oder das Büro geschlossen ist. Der Assistent nimmt Name, Nummer und Anliegen auf und verspricht ein Rückrufzeitfenster, das er halten kann. Jemand ist jeden Morgen für diese Liste zuständig.
• Notfallweg für alles, was nicht warten kann: ein Rohrbruch, Gasgeruch, ein Patient in Not. Der Assistent versucht nicht, es zu lösen. Er leitet an die Bereitschaft weiter oder sagt dem Anrufer, welche Notrufnummer er wählen soll.

Weiterleiten ist nicht immer kostenlos. Placetel berechnet zusätzlich 0,025 € pro Minute für Weiterleitungen an interne Durchwahlen und 0,05 € pro Minute an externe Nummern.^[3] Prüfen Sie, wie viele Weiterleitungsziele Ihr Tarif enthält, bevor Sie den Bereitschaftsplan einrichten.

Die Zusammenfassung entscheidet, ob der Rückruf gelingt. Die E-Mail-Zusammenfassung von IONOS enthält Name, Rückrufnummer und Anliegen des Anrufers.^[2] Ergänzen Sie, was Ihr Dienst auch immer schickt, um zwei Dinge: wie dringend der Anrufer es nannte und was der Assistent versprochen hat, etwa „jemand ruft Sie heute zurück“. Wer zurückruft, ohne zu wissen, was versprochen wurde, startet auf dem falschen Fuß.

Die Worte zählen so viel wie die Technik. „Ich verbinde Sie mit dem Team“ funktioniert. „Dabei kann ich nicht helfen“ beendet das Gespräch. Jede Anfrage, die der Assistent nicht bearbeiten kann, sollte in einer Weiterleitung, einem Rückrufversprechen oder einer Notrufnummer enden, nie in einer Sackgasse.

Was sollte eine Arztpraxis prüfen, bevor eine KI ans Telefon geht?

Eine Praxis darf eine KI Anrufe annehmen lassen, muss aber Gesundheitsangaben auf das Nötige beschränken und den Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichten. § 203 StGB erlaubt Ärztinnen und Ärzten, Patientengeheimnisse Dienstleistern nur so weit zu offenbaren, wie deren Tätigkeit es erfordert, und macht die Ärztin oder den Arzt haftbar, wenn der Dienstleister nicht zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.^[14]

Dieselbe Vorschrift gilt für Zahnärzte, Apotheker, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.^[14] Für sie alle ist das Unternehmen, das den Telefonassistenten betreibt, eine „sonstige mitwirkende Person“, also ein Dritter, der bei der Arbeit hilft, und die Berufsträgerin oder der Berufsträger muss dafür sorgen, dass es zur Geheimhaltung verpflichtet ist.^[14] Unser Leitfaden zu KI und Berufsgeheimnis zeigt, was der Vertrag mit einem KI-Anbieter enthalten muss.

Gesundheitsdaten bringen die besonderen Kategorien der DSGVO ins Spiel. Gesundheitsdaten gehören nach Artikel 9 dazu, mit strengeren Bedingungen für die Verarbeitung.^[15] Der Telefondienst verarbeitet sie in Ihrem Auftrag, Sie brauchen also neben der Verschwiegenheitsverpflichtung einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28.^[15]

Halten Sie die Aufgabe des Assistenten eng:

• Übernehmen lassen: Termine buchen, verschieben und absagen; Öffnungszeiten; Anfahrt; welche Unterlagen mitzubringen sind.
• Fernhalten: Beschwerden und Symptome, Befunde, Fragen zu Medikamenten. „Ich bitte das Praxisteam, Sie zurückzurufen“ ist die richtige Antwort.
• Notfälle: Bei Lebensgefahr muss der Anrufer hören, dass er die 112 wählen soll. Außerhalb der Sprechzeiten ist der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116117 erreichbar, für Erkrankungen, die nicht bis zum nächsten Tag warten können.^[16]

Lassen Sie sich vor dem Abschluss vier Dinge schriftlich geben: die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203, den Auftragsverarbeitungsvertrag, wo Anrufe verarbeitet werden und ob Aufnahmen oder Abschriften gespeichert werden und wie lange. Eine Anwältin oder Ihre Kammer kann die Formulierungen für Ihre Situation prüfen.

Wie kann ein Handwerksbetrieb einen KI-Telefonassistenten nutzen?

Ein Handwerksbetrieb nutzt einen KI-Telefonassistenten, um Anrufe aufzufangen, während das Team auf der Baustelle ist. Er nimmt die Auftragsdaten auf, bucht einen Termin und leitet Dringendes direkt an die Bereitschaft weiter. Kalenderbuchung ist Standard: Der größte Tarif von IONOS verbindet sich mit Google Kalender, Outlook, Cal.com und Calendly.^[2]

Angenommen, ein Installateur baut gerade ein Bad ein, als ein Kunde wegen eines tropfenden Wasserhahns anruft. Ohne Assistent landet der Anruf auf der Mailbox oder unterbricht die Arbeit. Mit Assistent hört der Anrufer eine klare Begrüßung, schildert das Problem, nennt seine Adresse und bekommt zwei Termine in der nächsten Woche angeboten. Der Installateur liest die Zusammenfassung in der Mittagspause.

Der Assistent sollte erfragen, was eine Person für ein Angebot oder die Planung des Termins braucht:

• Name, Nummer und Adresse des Anrufers;
• das Problem in den eigenen Worten des Anrufers;
• ob es dringend ist, etwa weil gerade Wasser läuft oder im Winter die Heizung ausgefallen ist;
• Zugangsdetails, etwa wer einen Schlüssel hat oder wo man parken kann.

Zwei Dinge bleiben bei einer Person. Preise über die veröffentlichten hinaus: Ein Angebot bindet Ihren Betrieb, also nimmt der Assistent die Anfrage auf, und eine Person antwortet. Und Notfälle: Ein Rohrbruch geht direkt an die Bereitschaftsnummer, nicht in den Kalender der nächsten Woche.

Abrechnung pro Anruf passt zu Betrieben mit langen Gesprächen. Ein Anrufer, der fünf Minuten lang einen Wasserschaden schildert, kostet in den anrufbasierten Tarifen von IONOS so viel wie eine Terminbuchung von einer Minute.^[2] Prüfen Sie Ihre durchschnittliche Gesprächsdauer gegen beide Preismodelle, bevor Sie wählen.

Was sollte eine Hausverwaltung für einen KI-Telefonassistenten einrichten?

Eine Hausverwaltung braucht einen Assistenten, der eine Routinereparatur von einem Notfall unterscheidet. Die Routinemeldung nimmt er mit Name, Adresse und Wohnung des Mieters auf, den Notfall leitet er direkt an den Hausmeister in Bereitschaft weiter oder sagt dem Anrufer, welchen Notdienst er wählen soll. Wenn Mieter abends und am Wochenende anrufen, sind das die Stunden, die ein Assistent abdeckt, und der Tarif von IONOS für alle Anrufe kostet pauschal 99 € im Monat.^[2]

Legen Sie die Kategorien vor dem Start schriftlich fest:

Die Notizen des Assistenten sind Mieterdaten. Mieter müssen beim Anruf erfahren, wer ihre Daten wofür verarbeitet, nach Artikel 13 DSGVO.^[15] Legen Sie die Notizen in dem System ab, das Ihr Team schon für Reparaturen nutzt, statt in einem separaten Postfach, das niemand liest.

Bei Schadensmeldungen trifft ein Telefonassistent auf Ihre anderen Systeme. Wenn der Assistent ein Ticket in Ihrer Verwaltungssoftware anlegen, einen Hausmeister beauftragen oder dem Mieter eine Bestätigung schicken soll, handelt er in Ihren Systemen. An diesem Punkt passt ein individueller Agent besser als ein Telefon-Abo, wie der Abschnitt zu Kaufen oder Bauen zeigt.

Können Sie einen KI-Telefonassistenten selbst bauen?

Ja, mit einer Sprachplattform und einem Automatisierungswerkzeug, aber Bau und Pflege liegen dann bei Ihnen. Stand Oktober 2026 berechnete Vapi 0,05 US-Dollar pro Minute für das Hosting plus Spracherkennung, KI-Modell und Stimme zum Einkaufspreis, ElevenLabs nannte für die Sprachkette seiner Agenten 0,08 US-Dollar pro Minute, und die Cloud-Tarife von n8n zum Anbinden von Kalendern und anderen Systemen begannen bei 20 € im Monat bei jährlicher Abrechnung.^[4][6][7]

Ein selbst gebauter Assistent hat sechs Teile:

Die Teile sind günstig. Die Arbeit nicht. Jemand schreibt die Anweisungen, bindet jedes System an, testet die Grenzfälle aus diesem Leitfaden und passt die Einrichtung an, wenn ein Anbieter seine Modelle oder Preise ändert. Unser Beitrag dazu, was der Aufbau eigener KI-Agenten intern erfordert, beschreibt diese Verantwortung.

Selbst bauen lohnt sich, wenn jemand im Betrieb diese Arbeit gern macht und die Stunden dafür hat. Wenn der Assistent unter der Woche nicht ausfallen darf, planen Sie die Person ein, die ihn am Laufen hält, nicht nur die Minuten.

Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?

Nicht für den geschäftlichen Einsatz. Deutsche Anbieter bieten kostenlose Tests, keine kostenlosen Tarife. Stand Oktober 2026 war bei IONOS der erste Monat kostenlos, fonio bot 14 Tage Test und Placetel AI 10 Tage mit 50 Testminuten.^[2][1][3] Plattformen zum Selbstbauen geben stattdessen Startguthaben: bei Retell 10 US-Dollar.^[5]

Ein Test ist der richtige Zeitpunkt für den Test am Ende dieses Leitfadens. Dreißig Tage bei IONOS reichen, um einen Monat echter Anrufgründe zu sehen. Zehn Tage und 50 Minuten bei Placetel reichen für einen strukturierten Test, nicht für echte Kundenanrufe.

Prüfen Sie, was nach dem Test passiert. Die Tarife von IONOS sind monatlich kündbar.^[2] Placetel bietet eine monatliche Laufzeit und eine 24-Monats-Laufzeit zu unterschiedlichen Preisen.^[3] Die veröffentlichten Preise von fonio setzen jährliche Abrechnung voraus.^[1] Tragen Sie sich das Testende ein, bevor Sie beginnen.

Kann die KI auf einem iPhone oder Samsung-Handy Geschäftsanrufe annehmen?

Nicht so, wie ein Unternehmen es braucht. Apples Anrufprüfung, für iOS 26 am 9. Juni 2025 angekündigt, sammelt Informationen vom Anrufer, damit die Besitzerin oder der Besitzer des Telefons entscheiden kann, ob sie abnimmt.^[17] Samsungs Bixby Text Call lässt den Besitzer eine Antwort tippen, die Bixby dem Anrufer vorspricht.^[18] Beide helfen einer Person, ihre eigenen Anrufe zu filtern. Keine beantwortet Kundenfragen, bucht Termine oder deckt die gemeinsame Nummer eines Teams ab.

Für Selbstständige, deren Handy die Geschäftsnummer ist, lohnen sich diese Funktionen. Sie filtern unbekannte Anrufer und lassen Sie antworten, während Sie auf der Leiter stehen. Mehr leisten sie nicht.

Ein geschäftlicher Telefonassistent tut vier Dinge, die eine Handyfunktion nicht tut:

• Er antwortet für das Unternehmen, nicht für eine Person. Anrufer erreichen eine gemeinsame Nummer, und der Assistent arbeitet gleich, egal wer Dienst hat.
• Er bucht und dokumentiert. Er trägt Termine in den Geschäftskalender ein und schickt jede Zusammenfassung an die Person, die sie braucht.
• Er übergibt. Er leitet an Kollegen oder eine Bereitschaftsnummer weiter, nicht nur zurück an das Handy in Ihrer Tasche.
• Er kommt mit Vertrag. Ein geschäftlicher Dienst schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag für die Daten der Anrufer, eine Funktion auf Ihrem privaten Handy nicht.

Wenn Sie vor allem unbekannte Nummern filtern wollen, beginnen Sie mit der Funktion auf Ihrem Handy. Wenn Kunden Antworten oder Termine brauchen, während Sie nicht abnehmen können, brauchen Sie einen geschäftlichen Assistenten.

Muss ein KI-Telefonassistent sagen, dass er eine KI ist, und darf er aufzeichnen?

Ja, er muss es sagen, und aufzeichnen darf er nur mit Zustimmung des Anrufers. Artikel 50 des EU AI Act, anwendbar seit dem 2. August 2026, verlangt, dass KI-Systeme, die direkt mit Menschen sprechen, so gestaltet sind, dass diese „from the start of the first interaction“ und „in a clear and distinguishable manner“ informiert werden.^[12] In Deutschland stellt § 201 StGB die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe.^[13]

Artikel 50 legt die Pflicht auf den Anbieter, der das System so gestalten muss, dass Menschen informiert werden. Die FAQ der Europäischen Kommission lässt eine Ausnahme nur zu, wenn es für eine durchschnittlich informierte Person offensichtlich ist, dass sie mit einer KI spricht, und legt diese Ausnahme eng aus.^[12] Eine Stimme, die menschlich klingt, ist das Gegenteil von offensichtlich. In der Praxis sorgt das Unternehmen, das den Anruf annimmt, dafür, dass die Begrüßung es sagt, egal wer das System gebaut hat.

Bei der Aufzeichnung ist das deutsche Recht am strengsten. fonio nennt Anrufaufzeichnung mit automatischer Löschung als Funktion.^[1] Wenn Ihr Assistent aufzeichnet oder Audio zur Qualitätsprüfung speichert, muss der Anrufer zustimmen, bevor die Aufnahme beginnt. Üblich sind ein Satz in der Begrüßung und eine Möglichkeit zum Ablehnen, etwa eine Taste oder die Bitte um eine Person.

Die DSGVO ergänzt drei Pflichten. Der Anrufer muss bei der Erhebung erfahren, wer seine Daten wofür verarbeitet (Artikel 13). Der Telefondienst ist Auftragsverarbeiter und braucht einen schriftlichen Vertrag mit Ihnen (Artikel 28). Wenn Anrufer über ihre Gesundheit sprechen, sind das Daten einer besonderen Kategorie nach Artikel 9, mit strengeren Bedingungen.^[15]

Die vollständige Datenschutzerklärung muss nicht vorgelesen werden. Die Transparenz-Leitlinien der europäischen Datenschutzbehörden, zuletzt überarbeitet am 11. April 2018, sagen: Ist der erste Kontakt ein Telefonat, können die wichtigsten Punkte im Gespräch genannt und der Rest danach per E-Mail oder als Link zur Online-Datenschutzerklärung geschickt werden.^[19] Die wichtigsten Punkte sind, wer Sie sind, wofür Sie die Daten nutzen, die Rechte des Anrufers und alles, was ihn überraschen würde.^[19]

Für einen KI-Telefonassistenten heißt das: ein kurzer Hinweis in der Begrüßung und danach ein Link. Die Begrüßung nennt Ihr Unternehmen, sagt, dass eine KI antwortet, wofür die Angaben des Anrufers genutzt werden und wo er seine Rechte findet. Die Bestätigung per SMS oder E-Mail verlinkt Ihre vollständige Datenschutzerklärung.

Eine Begrüßung, die die Regeln abdeckt, kann trotzdem kurz sein: „Guten Tag, hier ist der digitale Assistent von [Name des Unternehmens]. Ich bin eine KI. Dieses Gespräch wird nicht aufgezeichnet, und wir nutzen Ihre Angaben nur für Ihr Anliegen; Ihre Rechte finden Sie unter [Website]/datenschutz. Wie kann ich helfen, oder soll ich Sie verbinden?“ Unser Leitfaden dazu, was der EU AI Act von Betreibern verlangt, behandelt den Rest des Gesetzes, und DSGVO für KI-Agenten den Datenschutz insgesamt. Für Ihre eigene Formulierung kann eine Anwältin oder ein Anwalt die Einzelheiten bestätigen.

Sollten Sie einen Telefondienst kaufen oder einen bauen lassen?

Ein Abo-Dienst passt, wenn der Assistent Fragen beantwortet, Nachrichten aufnimmt und in einen Standardkalender bucht. Ein Bau lohnt sich, wenn der Anruf in Ihren eigenen Systemen handeln muss. Stand Oktober 2026 enthielt der 99-€-Tarif von IONOS Kalenderbuchung und unbegrenzte Weiterleitungen, und fonio nannte Kalenderbuchung und Live-Weiterleitung unter seinen Funktionen.^[2][1]

Die Grenze verläuft dort, wo der Anruf nicht im Gespräch, sondern in einer Aktion endet. Ein Abo-Dienst spricht und bucht. Wenn der Assistent ein Ticket in Ihrem System anlegen, eine Bestellung nachsehen oder einen Liefertermin zusagen soll, handelt er in Ihrem Namen. Dafür braucht er Zugriff auf jedes System, zugeschnitten auf die Aufgabe, und eine Person, die die Aktionen freigibt, die Sie binden.

Das ist die Aufgabe eines individuellen Agenten: um Ihre Systeme herum gebaut, mit dem Telefon als einem Zugang. Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten, können Sprachagenten auch in Copilot Studio bauen. Unser Beitrag zu Kosten und Grenzen von Copilot Studio zeigt, was das über die Sprachminuten hinaus kostet.

Wie testen Sie einen KI-Telefonassistenten, bevor Kunden anrufen?

Rufen Sie ihn selbst mit echten Anliegen an, auch mit solchen, die er ablehnen sollte, bevor er einen einzigen Kunden bedient. Der kostenlose Testzeitraum ist der richtige Moment dafür. Diese sieben Schritte decken die Fehlerstellen aus diesem Leitfaden ab.

Die einseitige Checkliste enthält die Kostenzeile, die Begrüßung, die Übergabewege und diese sieben Schritte: Checkliste für den KI-Telefonassistenten herunterladen (PDF).

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein KI-Telefonassistent pro Monat? Im Oktober 2026 verlangten deutsche Dienste von 39 € im Monat für 30 Anrufe bei IONOS bis 99 € im Monat für 1.000 Minuten zuzüglich Umsatzsteuer bei fonio; IONOS bot alle Anrufe für 99 € im Monat inklusive Umsatzsteuer an. Plattformen zum Selbstbauen wie Vapi schätzten 82 bis 129 US-Dollar für 1.000 Minuten. Ihre Kosten sind Anrufe pro Monat mal durchschnittliche Dauer mal Preis, dazu Einrichtung und die Zeit für das Prüfen von Anrufen.

Muss ein KI-Telefonassistent sagen, dass er eine KI ist? Ja, in den meisten Fällen. Artikel 50 des EU AI Act, anwendbar seit dem 2. August 2026, verlangt, dass KI-Systeme, die direkt mit Menschen sprechen, so gestaltet sind, dass diese ab Beginn der ersten Interaktion klar informiert werden. Die Ausnahme für offensichtliche Fälle legt die Europäische Kommission eng aus. Sicher ist, es im ersten Satz des Anrufs zu sagen.

Darf ein KI-Telefonassistent in Deutschland Anrufe aufzeichnen? Nur mit Zustimmung des Anrufers. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Wenn der Dienst aufzeichnet oder Audio speichert, sollte die Begrüßung das sagen und dem Anrufer eine Möglichkeit zum Ablehnen geben. Lassen Sie Ihre eigene Einrichtung rechtlich prüfen.

Ist ein KI-Telefonassistent in einer Arztpraxis erlaubt? Ja, unter Bedingungen. § 203 StGB erlaubt Ärztinnen und Ärzten, Patientengeheimnisse einem Dienstleister nur so weit zu offenbaren, wie dessen Tätigkeit es erfordert, und sie müssen den Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichten. Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO eine besondere Kategorie. Beschränken Sie den Assistenten auf Termine und Praxisinformationen, geben Sie alles zu Beschwerden an eine Person weiter und verweisen Sie bei Lebensgefahr auf die 112.

Quellen

1. fonio.ai, Preise (KI-Telefonassistent) und Testseite, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die Preise von Solo, Team und Scale, enthaltene Minuten, Preis für Zusatzminuten, Umsatzsteuer und Abrechnung, genannte Funktionen und den 14-tägigen Test.
2. IONOS, KI Telefonassistent, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die Preise von Flex, Flex Pro und All-Flat Advanced inklusive Umsatzsteuer, enthaltene Anrufe, Preise pro Anruf, Weiterleitungsziele, Kalenderanbindungen, E-Mail-Zusammenfassungen, die Übermittlung der Anrufernummer, monatliche Kündbarkeit und den kostenlosen ersten Monat.
3. Placetel, Placetel AI Preise, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für Preise und Minuten von Grow, Professional und Enterprise, Laufzeiten, die Gebühr für die KI-Rufnummer, Weiterleitungszuschläge und den 10-tägigen Test.
4. Vapi, Pricing, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die Hosting-Gebühr, die durchgereichten Einzelpreise, Netzbetreiberpreise und die Schätzung des Rechners für 1.000 Minuten.
5. Retell AI, Pricing und Startseite, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für Preise für Sprachinfrastruktur, Telefonie, Modelle und Telefonnummern, gleichzeitige Anrufe, Startguthaben und die beworbene Antwortzeit.
6. ElevenLabs, API pricing, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für den Minutenpreis der Sprachkette für Agenten.
7. n8n, Pricing, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für den Preis des Starter-Tarifs bei jährlicher Abrechnung und die selbst gehostete Version.
8. Microsoft Learn, Billing rates and management (Copilot Studio), aktualisiert am 1. Oktober 2026, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die Sprachtarife in Copilot Credits pro Minute.
9. Microsoft, Copilot Studio pricing und Microsoft Learn, Pay-as-you-go meters, 14. Oktober 2026, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für den Preis des Credit-Pakets und den Verbrauchspreis.
10. NBC News (CNBC), McDonald's to end AI drive-thru test with IBM, Kate Rogers, 17. Juni 2024, abgerufen am 15. Oktober 2026.
11. Stivers u. a., Universals and cultural variation in turn-taking in conversation, Proceedings of the National Academy of Sciences 106(26), Juni 2009, abgerufen am 15. Oktober 2026.
12. Europäische Kommission, Transparency obligations under Article 50 AI Act (FAQ), zuletzt aktualisiert am 24. Juli 2026, abgerufen am 15. Oktober 2026.
13. Strafgesetzbuch, § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, abgerufen am 15. Oktober 2026.
14. Strafgesetzbuch, § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die erfassten Berufe, die Offenbarung gegenüber Dienstleistern (Absatz 3), die Pflicht zur Verpflichtung auf Geheimhaltung (Absatz 4) und den Strafrahmen.
15. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 9, 13 und 28, abgerufen am 15. Oktober 2026.
16. 116117, Ärztlicher Bereitschaftsdienst, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für den ärztlichen Bereitschaftsdienst und den Hinweis, bei Lebensgefahr die 112 zu wählen.
17. Apple Newsroom, Apple elevates the iPhone experience with iOS 26, 9. Juni 2025, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für die Anrufprüfung.
18. Samsung Mobile Press, Samsung Announces Enhancement of Bixby, 22. Februar 2023, abgerufen am 15. Oktober 2026. Verwendet für Bixby Text Call.
19. Artikel-29-Datenschutzgruppe, Guidelines on transparency under Regulation 2016/679 (WP260 rev.01), angenommen am 29. November 2017, zuletzt überarbeitet am 11. April 2018, Randnummer 38, abgerufen am 15. Oktober 2026.